Kerngeschäft oder Bürokratie?
Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Kundenakquise gehören zu den zentralen Aufgaben eines Personaldienstleisters.
Trotzdem verbringen viele Unternehmen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Tätigkeiten: Arbeitszeiten kontrollieren, Fehlzeiten erfassen, Unterlagen nachhalten, Rechnungen vorbereiten und Informationen für die Lohnabrechnung zusammenstellen.
Jede einzelne Aufgabe erscheint zunächst überschaubar.
In der Summe können daraus jedoch viele Stunden werden, die nicht für Recruiting, Kundenbetreuung oder Wachstum zur Verfügung stehen.
Gerade angesichts des Fachkräftemangels stellt sich deshalb eine strategische Frage:
Welche Aufgaben müssen wir selbst erledigen – und welche können wir sinnvoll an einen spezialisierten Partner übertragen?
Make or Buy: Was gehört wirklich ins eigene Unternehmen?
Die Entscheidung zwischen interner Bearbeitung und Auslagerung wird häufig als reine Kostenfrage betrachtet.
Das greift zu kurz.
Bei einer internen Lösung entstehen nicht nur Personalkosten. Unternehmen müssen auch Einarbeitung, Schulungen, Vertretungen, Prozesse und gegebenenfalls zusätzliche Software berücksichtigen.
Besonders wichtig ist dabei die Frage nach dem Wissen.
Was passiert, wenn die Person, die sich seit Jahren um die Lohnvorbereitung kümmert, plötzlich krank wird?
Oder wenn sie das Unternehmen verlässt?
Dann kann sich zeigen, wie stark bestimmte Verwaltungsprozesse von einzelnen Personen abhängen.
Eine externe Lösung kann deshalb auch unter dem Gesichtspunkt der Ausfallsicherheit interessant sein.
Was kostet eine interne Lösung tatsächlich?
Ein realistischer Vergleich sollte mehr berücksichtigen als den monatlichen Lohn einer Verwaltungsmitarbeiterin oder eines Verwaltungsmitarbeiters.
Zu betrachten sind beispielsweise:
Personalkosten
Gehalt, Sozialabgaben und weitere Personalkosten.
Einarbeitung und Schulung
Gerade bei komplexen Lohn- und Verwaltungsprozessen ist Wissen nicht immer kurzfristig aufgebaut.
Vertretung
Urlaub und Krankheit müssen organisatorisch abgedeckt werden.
Software und Infrastruktur
Digitale Systeme, Lizenzen und technische Ausstattung können zusätzliche Kosten verursachen.
Zeitaufwand der Führungskräfte
Auch Rückfragen, Kontrollen und die Organisation von Vertretungen benötigen Zeit.
Demgegenüber steht bei der Auslagerung die Möglichkeit, bestimmte Leistungen planbar einzukaufen.
Ob sich das lohnt, muss jedes Unternehmen individuell betrachten.
Auslagerung bedeutet nicht Kontrollverlust
Ein häufiger Einwand lautet: „Wenn wir die Lohnadministration auslagern, verlieren wir die Kontrolle.“
Das muss nicht so sein.
Im Gegenteil: Eine gut organisierte Zusammenarbeit kann Zuständigkeiten sogar klarer machen.
Entscheidend ist, dass vor Beginn der Zusammenarbeit definiert wird:
- Welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister?
- Welche Aufgaben bleiben beim Personaldienstleister?
- Welche Daten werden benötigt?
- Wer prüft die Angaben?
- Wie werden Änderungen übermittelt?
- Welche Fristen gelten?
- Wer ist Ansprechpartner?
- Wie werden Rückfragen dokumentiert?
- Wie funktioniert die Vertretung?
Je klarer diese Punkte geregelt sind, desto einfacher wird die Zusammenarbeit.
Datenschutz darf nicht zur Nebensache werden
Bei der Auslagerung von Lohn- und Verwaltungsaufgaben werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet.
Deshalb sollte die Auswahl eines externen Partners nicht allein anhand des Preises erfolgen.
