Wie Personaldienstleister ihre Daten in ein neues System bringen, ohne den Betrieb anzuhalten. Und was der Data Act am Anbieterwechsel verändert hat.

Wer schon einmal umgezogen ist, kennt den Moment vor dem ersten Karton. Jedes Regal ist
voll, und plötzlich muss jedes Ding beweisen, dass es mitkommen darf. Mit Software ist es
nicht anders. Nur stehen in den Regalen keine Bücher, sondern Stammdaten,
Qualifikationsnachweise, Arbeitszeitkonten und jahrelange Einsatzhistorie.
Die Sorge vor diesem Umzug hält viele Personaldienstleister bei einem System, mit dem sie
längst nicht mehr zufrieden sind. Sie ist verständlich, denn an den Daten hängen Löhne,
Rechnungen und Nachweise. Unlösbar ist sie trotzdem nicht. Ein Datenumzug ist ein Projekt
mit klaren Schritten. Seit gut einem Jahr hat er außerdem einen rechtlichen Rahmen, der
Kund:innen deutlich stärkt.

Der Data Act verschiebt die Kräfte

Abhängigkeit von Softwareanbietern ist in deutschen Unternehmen ein verbreitetes Gefühl. In
einer Befragung des Digitalverbands Bitkom gaben 53 Prozent an, sich ihren Cloud-Anbietern
ausgeliefert zu fühlen Bitkom 2025. Genau hier setzt die europäische Datenverordnung an,
besser bekannt als Data Act.

Ihre Wechselregeln gelten seit dem 12. September 2025 und erfassen ausdrücklich auch
Software, die als Onlinedienst genutzt wird Bundesnetzagentur 2025. Einen Wechsel kannst
du mit einer Frist von höchstens zwei Monaten ankündigen. Der bisherige Anbieter muss den
Umzug der Daten unterstützen. Ab dem 12. Januar 2027 darf er für den Wechsel selbst keine
Entgelte mehr verlangen.
Schon vor Vertragsschluss muss ein Anbieter offenlegen, in welchen Formaten Daten das
System verlassen und welche Kosten ein vorzeitiger Ausstieg auslöst. Diese Angaben
gehören in jede Auswahlentscheidung, denn sie zeigen, wie leicht der Abschied später fällt.

Sechs Schritte für einen Umzug ohne Stillstand

1. Inventur machen. Bevor Daten umziehen, braucht es eine Übersicht, wo sie überhaupt
   liegen. Im Hauptsystem, in Excel-Listen, in...