Kennst du das Gefühl, dass der Arbeitstag einfach zu wenig Stunden hat? Trotz der
Einführung neuer Software und Automatisierungen scheint sich an deinem Zeitproblem
nichts zu ändern. Die Todo Liste wächst, Aufgaben bleiben liegen und von Entlastung keine
Spur. Woran liegt das?
Woran scheitern Automatisierungen?
Ein Großteil der Probleme liegt nicht an den Systemen selbst, sondern an der Art und Weise,
wie sie genutzt werden – oder eben nicht. Viele Mitarbeiter arbeiten an den Systemen
vorbei, weil Prozesse nicht richtig definiert wurden oder der Nutzen der neuen Tools nicht
klar ist. Dies führt dazu, dass manuelle Tätigkeiten weiterhin dominieren und Fehlerquellen
bestehen bleiben.
Ein Beispiel: Ein neues ATS-System wird eingeführt, um das Recruiting zu optimieren. Doch
wenn Mitarbeiter weiterhin Excel-Listen pflegen oder wichtige Informationen nur mündlich
weitergeben, bleibt das volle Potenzial der Software ungenutzt. Das Ergebnis: keine
Zeitersparnis, keine Fehlerreduktion und Frust bei allen Beteiligten.
Häufig wird auch der Schulungsaspekt vernachlässigt. Neue Systeme bringen nur dann
Mehrwert, wenn die Nutzer sich sicher im Umgang damit fühlen. Fehlt es an der nötigen
Einarbeitung, bleibt der gewünschte Effekt aus. Daher ist es entscheidend, dass die
Einführung einer Software unbedingt von einem Onboarding-Spezialisten des
Softwareanbieters begleitet wird. Dieser kann sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die nötigen
Kenntnisse und Werkzeuge erhalten, um das System effektiv zu nutzen.
Die Lösung: Genchi Genbutsu – Gehe an den Ort des Geschehens
Eine japanische Weisheit aus dem Lean-Management gibt die Richtung vor: Genchi
Genbutsu – „Gehe an den Ort des Geschehens“. Das bedeutet, dass du nicht vom
Schreibtisch aus analysierst, sondern direkt vor Ort beobachtest, wie die Arbeit tatsächlich
abläuft. Nur so kannst du verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo
Optimierungsbedarf besteht.
Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass du wertvolles Feedback von denjenigen
erhältst, die die Prozesse täglich durchlaufen. So kannst du nicht nur Schwachstellen
identifizieren, sondern auch praxisnahe Lösungen entwickeln.
Identifizieren, was automatisiert werden kann
Die meisten Arbeitsplätze sind voller wiederkehrender Aufgaben, die wertvolle Zeit fressen.
Studien zeigen, dass 80% der Tätigkeiten in Unternehmen repetitiv...
