Wenn der Monatsabschluss zum Ausnahmezustand wird
Für viele Personaldienstleister ist der Monatsabschluss eine der arbeitsintensivsten Phasen. Stundenzettel müssen vollständig vorliegen, Arbeitszeiten geprüft, Fehlzeiten erfasst und Zuschläge berücksichtigt werden. Gleichzeitig kommen kurzfristige Änderungen hinzu: neue Mitarbeiter starten, Einsätze verändern sich oder Arbeitsverhältnisse enden.
Die Herausforderung liegt dabei nicht allein in der eigentlichen Lohnabrechnung. Viel Zeit geht bereits vorher verloren – bei der Beschaffung, Prüfung und Weitergabe der notwendigen Informationen.
Gerade deshalb lohnt sich ein Blick auf die Prozesse vor der Lohnabrechnung.
Denn eine zuverlässige Abrechnung beginnt nicht am Ende des Monats. Sie beginnt mit einer strukturierten Datenerfassung und klaren Verantwortlichkeiten.
Warum die Lohnvorbereitung in der Personaldienstleistung besonders anspruchsvoll ist
Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung bringen eine besondere Dynamik mit sich. Beschäftigte können bei unterschiedlichen Kunden eingesetzt werden, Arbeitszeiten verändern sich und je nach Einsatz können unterschiedliche arbeits- oder tarifrechtliche Rahmenbedingungen relevant sein.
Auch die Arbeitszeiterfassung spielt eine wichtige Rolle. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit vorhalten müssen. Für bestimmte Branchen und Konstellationen bestehen darüber hinaus besondere Dokumentationspflichten.
Bei der Arbeitnehmerüberlassung kommen weitere Besonderheiten hinzu. Beispielsweise enthält das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz Regelungen zum Gleichstellungsgrundsatz und zu den Arbeitsbedingungen.
Für das Backoffice bedeutet das: Die Qualität der Daten, die in die Lohnabrechnung einfließen, ist entscheidend.
Die drei größten Zeitfresser
1. Fehlende oder verspätete Stundennachweise
Ein Klassiker im Monatsabschluss: Die Abrechnung soll vorbereitet werden, aber einzelne Stundenzettel fehlen.
Dann beginnt die Suche.
Wer hat die Stunden noch nicht eingereicht? Wurden sie vom Kunden bereits freigegeben? Gibt es Abweichungen? Stimmen die Arbeitszeiten mit dem Einsatz überein?
Aus einem fehlenden Nachweis entsteht schnell eine ganze Kette zusätzlicher Arbeit.
Ein klarer Prozess hilft: Es sollte festgelegt sein, wer die Arbeitszeiten erfasst, wer sie prüft, wer sie freigibt und bis wann die Daten vorliegen müssen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Regeln aufzustellen. Es geht darum, wiederkehrende Rückfragen zu vermeiden.
2. Unklare Zuschläge und Änderungen
Auch Zuschläge, Fehlzeiten und kurzfristige Änderungen können den Monatsabschluss kompliziert machen.
Je mehr Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden müssen, desto größer wird der Abstimmungsaufwand.
Besonders problematisch wird es, wenn wichtige Informationen nur in E-Mails oder persönlichen Notizen einzelner Mitarbeiter vorhanden sind.
Ein guter Prozess sorgt dafür, dass relevante Informationen an einer definierten Stelle erfasst und nachvollziehbar weitergegeben werden.
3. Manuelle Datenübertragung
Der dritte große Zeitfresser ist die doppelte oder mehrfache Erfassung.
Ein Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeit in einen Stundenzettel ein....
