Kaum ein Bereich des Personalwesens bleibt von der Digitalisierung unberührt – sie revolutioniert Abläufe, optimiert Prozesse und stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Das in weiten Teilen im Januar 2025 in Kraft getretene Vierte Bürokratieentlastungsgesetz bringt die Digitalisierung im HR-Bereich in vielen Punkten ein Stück vorwärts: So können viele Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung im Bereich der Personalvermittlung jetzt in Textform abgewickelt werden. Gleichzeitig werfen regulatorische Vorgaben zur Schriftform in bestimmten Formen von Arbeitsverträgen und Nachweisen der Arbeitsbedingungen weiterhin Fragen auf.
Bürokratieabbau durch Digitalisierung
Durch die zahlreichen Maßnahmen im Bürokratieentlastungsgesetz sollen Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger durch digitale Prozesse entlastet werden. Verträge zur Überlassung von Arbeitnehmern können demnach seit dem 1.1.2025 in Textform abgewickelt werden – das bedeutet, dass diese Verträge theoretisch mit einer einfachen E-Mail oder mit einfachen elektronischen Signaturen abgeschlossen werden können. Zu den Ausnahmen kommen wir gleich.
Unbedingt auf den Beweiswert digitaler Vorgänge achten
In der Praxis empfehlen Arbeitsrechtlerinnen und –rechtler, sich besser abzusichern und diese Art von Verträgen mit einer Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) zu unterzeichnen, um im Streitfall mit dem entsprechend signierten Dokument und einem Vorgangsprotokoll (Audit Trail) Beweismittel zur Hand zu haben die einen Gang vor Gericht unnötig machen.
Im Vergleich zu beweisschwachen Vorgängen per E-Mail oder Dokumenten, die mit einfachen elektronischen Signaturen unterzeichnet sind, haben fortgeschrittene elektronische Signaturen folgende Zusatzmerkmale, die ihnen einen höheren Beweiswert in puncto Authentizität (Urheberschaft) und Integrität (Unverfälschtheit) verleihen:
1. Eindeutige Identifizierung des Unterzeichnenden.
2. Möglichkeit zur Prüfung der Integrität eines signierten Dokuments: Die Integrität des Dokuments wird durch eine kryptographische Prüfziffer (Hash) sichergestellt wird. Nach einer Manipulation wird die Signatur bei einer Prüfung als ungültig erkannt.
3. Sicherstellung der Unterzeichnungsabsicht – durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie der Übermittlung einer Transaktionsnummer oder einem Passwort oder eine biometrische Authentifizierung.
4. Verknüpfung mit der signierten Nachricht: Eine fortgeschrittene elektronische Signatur kann nicht nachträglich auch noch auf ein anderes Dokument angewendet werden kann.
5. Verwendung eines qualifizierten Zertifikats: Fortgeschrittene elektronische Signaturen verwenden oft ein qualifiziertes Zertifikat, das von einem akkreditierten Vertrauensdienst ausgestellt wurde, der unter...
