In der Personaldienstleistung gilt seit Jahren die gleiche Herausforderung: Komplexe Prozesse, viele Beteiligte, hoher administrativer Aufwand und oft wenig Transparenz. Ob in der Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung oder beim Fremdpersonaleinsatz – Unternehmen verlieren häufig Zeit, Geld und Effizienz, weil ihre Abläufe nicht digital vernetzt sind.
Ein Vendor Management System (VMS) kann das grundlegend ändern.
Im Gespräch mit Alexander R. Petsch im HRM Hacks Podcast erklärt Antonio Zill, Gründer von PactOS, wie moderne Technologien, saubere Prozesse und ein neues Rollenverständnis des Master Vendors die Personaldienstleistung auf das nächste Level heben können. Sein Ansatz zeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein echter Effizienz-Booster – für Dienstleister und Unternehmen gleichermaßen.
Prozesse verstehen, bevor man digitalisiert
Einer der größten Fehler, die Unternehmen beim Umstieg auf digitale Systeme machen, ist laut Antonio Zill,, dass sie bestehende Prozesse einfach eins zu eins in Software gießen. Das Problem: Ein ineffizienter Prozess bleibt ineffizient, auch wenn er digitalisiert wird.
Bevor ein Vendor Management System eingeführt wird, steht daher immer eine gründliche Prozessanalyse. Welche Abteilungen sind beteiligt? Wie laufen Genehmigungen, Bedarfsanfragen, Einsatzplanung und Abrechnung aktuell ab? Wer entscheidet wann und auf welcher Grundlage?
Zill empfiehlt, alle beteiligten Personen – Fachabteilungen, Einkauf, HR, Betriebsrat, aber auch Dienstleister – frühzeitig einzubinden. Nur so wird klar, wo Reibungsverluste entstehen und welche Abläufe wirklich digitalisiert werden sollten.
Ein Beispiel: In vielen Unternehmen werden Bedarfe für Zeitarbeitspersonal noch immer per E-Mail oder Telefon gemeldet. Dann gehen Excel-Listen hin und her, Unterschriften werden manuell eingeholt, der Betriebsrat wird per PDF informiert. Das ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet enorme Zeit. Ein VMS kann diese Abläufe vollständig digital abbilden – wenn man vorher weiß, welche Genehmigungsschritte nötig sind und welche Daten wirklich erfasst werden müssen.
Transparenz durch Kennzahlen und Daten
Ein zentraler Mehrwert eines Vendor Management Systems liegt in der Datentransparenz. Statt fragmentierter Informationen aus unterschiedlichen...
