Mit einer End-to-End Lösung bilden Unternehmen ihre gesamte Prozesskette digital ab. Was genau bedeutet das? Wie können Personaldienstleister davon profitieren?
Unterschiede bei der Prozessdigitalisierung
Digitalisierung spielt für Personaldienstleister eine immer wichtigere Rolle: Bereits 2020 gaben fast 70 % der Unternehmen an, die Digitalisierung ihres Geschäftsmodells vorantreiben zu wollen (PwC: Zeitarbeitsbranche aktuell 2021). Mehr als die Hälfte investiert in die Digitalisierung, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. 53 % tätigen entsprechende Investitionen auch in Zeiten des Abschwungs. Zudem erwarten immer mehr Kunden digitalisierte Prozesse, z. B. im Rahmen der Kommunikation (PwC: Zeitarbeitsbranche aktuell – Wachstum und Digitalisierung). Laut der PwC-Studie (von Juni 2018) haben Personaldienstleister 50 % ihrer Prozesse digitalisiert – Tendenz steigend. Dennoch gibt es große Differenzen zwischen einzelnen Unternehmensbereichen. Einzelne Teilbereiche wie etwa die Verwaltung sind bereits zu deinem großen Anteil digital (78 %). Andere Bereiche, z. B. die Kommunikation, hinken hinterher (32 %). Dieses Sammelsurium an teildigitalisierten Prozessen – meist mit Insellösungen unterschiedlicher Anbieter – kann das Zusammenspiel von Prozessen erschweren.
End-to-End als Alternative zu Insellösungen
Dass Prozessdigitalisierung Vorteile bringt, schätzen viele Unternehmen: Durch die Automatisierung von Prozessen sparen sie Zeit und Kosten. Insbesondere Routineprozesse lassen sich verkürzen und standardisieren. Zudem erleichtert die Digitalisierung die Kommunikation und die Remote Zusammenarbeit. Dadurch läuft z. B. auch der Austausch mit Kunden oder Bewerbenden schnell und reibungslos. So weit, so gut. Dennoch gibt es noch viel Verbesserungsbedarf. Das gilt insbesondere, wenn Prozesse nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Ein Sammelsurium an Insellösungen (z. B. für Verwaltung, Recruiting und Finanzbuchhaltung) und schlecht integrierte Schnittstellen verlangsamen Prozesse. Einige Unternehmen nutzen Systeme unterschiedlicher Hersteller und müssen bei der Arbeit hin und her wechseln. Zum Teil entstehen dadurch inkonsistente und redundante Datensätze, Kommunikationshürden und Anwendungsprobleme. Ein Chaos an diversen Ansprechpersonen, Verträgen und Listen erschwert den Überblick. Hinzu kommt: Wer viele Systeme nutzt, benötigt viel Einarbeitungszeit und Know-how (z. B. Schulungen).
Leichter wäre es, alle Prozesse in einer All-in-One Lösung zu managen – sprich: End-to-End. Eine Endto-End Lösung integriert alle Stufen der Wertschöpfungskette und involviert alle Beteiligten (z. B. Personaldienstleister, Kunden, Bewerbende und Mitarbeitende). In einer solchen Lösung sind alle Prozesse ganzheitlich integriert und aufeinander abgestimmt, ohne dass Unternehmen auf Drittanbieter zurückgreifen müssen.
Wie profitieren Unternehmen von End-to-End Lösungen?
End-to-End Lösungen bieten im Unterschied zu Insellösungen optimal aufeinander abgestimmte Prozesse. Sie bilden die gesamte Prozesskette der Personaldienstleister ab (z. B. Verwaltung, Recruiting, Finanzbuchhaltung, Disposition, Analytics). Teure externe Dienstleister und Drittprodukte sind nicht mehr erforderlich. Stattdessen laufen alle Prozesse auf einer einheitlichen Datenbasis in einem System ab. Das erspart z. B. redundante Daten, Schnittstellenprobleme oder Arbeitszeitverluste durch den Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen. Hinzu kommt, dass alle Prozessbeteiligten involviert werden und auf wichtige Daten zugreifen können. So haben zum Beispiel Kunden die Möglichkeit, Rechnungen abzurufen oder Mitarbeitende einen Zugriff auf lohnrelevante Dokumente. Außerdem können sie selbst Dokumente, z. B. Tätigkeitsnachweise, an das System übergeben. Das erleichtert den Austausch zwischen allen Beteiligten. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Kosteneinsparungen: Meist fressen suboptimal integrierte Insellösungen verschiedener Hersteller Zeit und Kosten. Ein Mix an On-Premise Lösungen ist gegenüber der End-to-End Option weniger flexibel und bedarfsorientiert. Eine End-to-End Lösung lässt sich je nach Anbieter flexibel an den Unternehmensbedarf anpassen (z. B. mit individuellen Paketen).
End-to-End in der Praxis
Wie kann die Nutzung einer End-to-End Lösung in der Praxis aussehen? Die Lösung sollte im Idealfall alle Prozessschritte des Personaldienstleisters abbilden – ein Beispiel: Ein Personaldienstleister erhält eine spontane Personalanfrage durch einen Kunden oder identifiziert einen Personalbedarf in der Mitarbeiterverwaltung. Sofort legt er los in zvoove: Zunächst sucht er in seinem Mitarbeiterpool nach passenden Einsatzkräften. Wird er dort nicht fündig, schaltet er eine Stellenanzeige im eigenen CI. Die Stellenanzeige kann er per Multiposting in bis zu 200 Jobbörsen veröffentlichen. Eingehende Bewerbungen landen in der Inbox und werden per Mausklick in den Kandidatenpool übernommen. Für eine Vorselektion steht ein Eignungsranking zur Verfügung. Sobald eine passende Person gefunden ist, kann diese per Mausklick als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter übernommen werden. All seine Aufträge kann der Personaldienstleister im Auftragspool nachverfolgen. Hier lassen sich Infos zu Angeboten und Einsätzen erfassen und Angebote in Aufträge umwandeln. Der neu eingestellte Mitarbeitende kann hier direkt in den ersten Einsatz gebracht werden. Die Disposition erfolgt ebenfalls über die All-in-One Lösung – z. B. mithilfe eines Dispo-Kalenders. Ebenso wird die Zeiterfassung über die Lösung abgewickelt, die die verlässliche Datenbasis für die ebenfalls integrierte Lohnabrechnung bildet. Compliance, Höchstüberlassungsdauer oder Mindestlohn – alle Herausforderungen der täglichen Arbeit werden sicher abgebildet. Mehr Informationen zur digitalen Homebase für Zeitarbeit finden Sie auf unserer Website: Software für Zeitarbeit.
Fazit
Digitalisierung spielt für Personaldienstleister eine immer größere Rolle. Doch Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung: Die Abbildung von Teilprozessen durch unterschiedliche Insellösungen kann Prozesse ineffizient machen. Mitarbeitende müssen zwischen einzelnen Anwendungen hin und her wechseln und sich in verschiedene Programme einarbeiten. Die Nutzung schlecht abgestimmter Einzellösung kann inkonsistente, redundante Datensätze, Kommunikations- und Anwendungsprobleme begünstigen. Eine moderne Alternative sind End-to-End Lösungen, die die gesamte Prozesslandschaft der Personaldienstleister abbilden. Eine solche Lösung integriert alle Prozessbeteiligten (z. B. Kunden, Mitarbeitende, Bewerbende) für eine einfache Zusammenarbeit und Kommunikation. Oft lässt sich eine entsprechende All-in-One Lösung flexibel am Unternehmensbedarf ausrichten und kann so Kosteneinsparungen begünstigen.
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