Bereit für Zeitarbeit: Sechs Hacks für die Zeitarbeitsbranche

Wie finden Zeitarbeitsunternehmen heraus, ob ihre internen Prozesse noch zeitgemäß sind und optimal laufen? Wieso ist es wichtig, die eigenen Zahlen zu kennen? Sind die Kunden oder die MitarbeiterInnen wichtiger? Welche Rolle spielt die Geschwindigkeit in der Zeitarbeitsbranche? Was sind Not-to-do-Listen und was hat Mystery Shopping mit der Customer Journey zu tun?

Um Antworten auf diese Fragen zu finden, ist heute Daniel Müller, Zeitarbeitsexperte und erfolgreicher Podcast-Host von „Liebe Zeitarbeit“, zu Gast bei Alexander Petsch, CEO des HRM Instituts.

Sind deine Prozesse noch zeitgemäß?

„Jedes Jahr habe ich eine andere Sicht auf die Dinge, weil sich etwas verändert.“ Mit diesem Satz leitet Daniel Müller einen der grundlegenden Tipps nicht nur für die Zeitarbeitsbranche, sondern für jeden Industriesektor ein. Um erfolgreich zu sein und in Zukunft gegen die Konkurrenz zu bestehen, ist es unabdingbar, ständig dazuzulernen und regelmäßig die eigenen Prozesse infrage zu stellen. Denn etwas, was man vor einem Jahr umgesetzt hat, weil man es für die richtige Vorgehensweise gehalten hat, kann heute, in einer sich ständig verändernden dynamischen Welt, schon nicht mehr der richtige Weg sein. Gefragt in der heutigen Zeit ist die Flexibilität, Schritte, die man jahrelang unternommen hat, zu hinterfragen und anzupassen. Daniel Müllers Hack dazu ist, diese Schritte mal von anderen mitdenken zu lassen, insbesondere von neuen MitarbeiterInnen, die mit einem frischen Blick in das Unternehmen kommen. Die neuen KollegInnen können die Prozesse durchlaufen und mitentscheiden, ob diese noch zeitgemäß sind oder nicht.

Im Personalbereich gibt es oft intermittierende Phasen, in denen entweder mehrere Monate lang kein Personal gebraucht wird oder jeden Tag neue Positionen gefüllt werden müssen. Wichtig für Zeitarbeitsunternehmen ist, eine gewisse Kontinuität bei der Personalsuche sicherzustellen. Hierzu gehört auch, kontinuierlich seine Prozesse zu optimieren und mit der Zeit und den Trends mitzugehen.

Die richtigen Fragen stellen und die Zahlen kennen

Um Prozesse zu revidieren, bedarf es in erster Linie einer umfassenden Analyse der einzelnen Prozessschritte sowie der dazugehörigen Ergebnisse und Kennzahlen. Dabei gilt es Fragen zu beantworten wie: Wie sehen deine Zahlen aus? Wie viele Leads hast du erhalten? Wie viele KandidatInnen hast du gehabt? Wie viele Telefonate hast du geführt? Wie viele BewerberInnen hast du zum Vorstellungsgespräch eingeladen?  

Daniel Müller macht in seinen Beratungen und Masterminds immer wieder die Erfahrung, dass viele Unternehmen diese Fragen überhaupt nicht beantworten können, weil sie die entsprechenden Zahlen und Ergebnisse nicht nachhalten. Doch „Recruiting ist nur eine Zahl“. Das bedeutet, wenn du ein gutes Netzwerk und genügend KandidatInnen in deinem Pool hast, wirst du auch die Richtige oder den Richtigen für die offenen Positionen finden. Deshalb sind Zahlen der Kernpunkt der Zeitarbeit. Diese müssen genau gemessen und festgehalten werden, um realistische Benchmarks setzen zu können. Außerdem sollten regelmäßig unterschiedliche Stellenanzeigen und Prozesse mit Split-Tests, mit sogenannten A/B-Tests, gegeneinander ausgespielt werden, um die am besten funktionierende Strategie herauszuarbeiten.

Kunden kommen und gehen, MitarbeiterInnen bleiben

In der Zeitarbeitsbranche herrschen immer noch eine Ellenbogenmentalität sowie die Angst, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren. Diese Angst hält viele Personaler davon ab, sich miteinander zu vernetzen und von den Erfahrungen und Lösungen der anderen zu profitieren. Obwohl der Networking-Gedanken heute ausgeprägter ist als vor zehn Jahren, beobachtet Daniel Müller, dass hier immer noch viel Luft nach oben ist.

Denn in der heutigen Zeit ist es nicht mehr entscheidend, wer den Kunden hat, sondern wer die richtigen MitarbeiterInnen hat. Daniel Müller ist der Ansicht, dass „Kunden kommen und gehen, BewerberInnen und MitarbeiterInnen bleiben.“ In diesem Zusammenhang ist es wichtig, nicht nur die passenden MitarbeiterInnen zu finden und einzustellen, sondern auch dafür zu sorgen, dass du sie mit den richtigen Kunden verbindest, die diese nicht vergraulen und zur Kündigung animieren. Denn das ist das Hauptproblem in der Zeitarbeit: Man kennt zwar die Arbeitsplätze der Kunden, kann die MitarbeiterInnen aber nicht Schritt für Schritt in ihrem Einsatz begleiten. Und wenn man bedenkt, wie schwer es ist, KandidatInnen davon zu begeistern, in der Zeitarbeit anzufangen, muss man sich extra viel Mühe geben, diese auch zu halten. Daher der Hack von Daniel Müller: „Sortiere deine Kunden, die schlecht mit deinen MitarbeiterInnen umgehen, aus.“

Gleichzeitig ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Mitarbeitergespräche zu führen, um herauszufinden, welche Sorgen und Probleme die eigenen MitarbeiterInnen haben und was sie gerade beschäftigt. Ihnen zuzuhören und über ihre Belange zu sprechen, bindet diese an das Unternehmen. Denn besser als ständig neue Leute zu rekrutieren, ist es, weniger MitarbeiterInnen zu verlieren. Mitarbeiterentwicklungsgespräche sollten also fest terminiert und im Kalender verankert werden, sodass sie in einem angemessenen Takt stattfinden.

Mit dem Tempo mitgehen

Insbesondere weil die Zeitarbeit auch mit namhaften großen Unternehmen und anderen Marktbegleitern, die mehr Reputation haben, konkurriert, ist es wichtig, die eigenen Prozesse so zu optimieren, dass diese schnell genug sind. Das bedeutet, dass ein Kandidat nicht zu drei, vier Vorstellungsgesprächen eingeladen wird oder zwei, drei Monate warten muss, bis er das erste Interview hat. Stattdessen müssen die richtigen Tools und Plattformen im Einsatz sein, um sicherzugehen, dass Entscheidungen zügig getroffen werden und man dem Markt gerecht wird.

Für Zeitarbeitsunternehmen ist es jedoch auch eine große Herausforderung, einen Employer Brand aufzubauen. Denn der Sektor ist mit einem negativen Image behaftet. Thematisiert werden meistens negative Entwicklungen und so gut wie jeder kennt angeblich jemanden, der mal eine schlechte Erfahrung mit Zeitarbeit gemacht hat. Dabei sind lediglich 2 % der arbeitenden Bevölkerung über die Zeitarbeit eingestellt. Im Vergleich zu Ländern wie beispielsweise Holland, wo die Zahl bei 10 % liegt. 

Die Zeitarbeitsbranche muss deshalb dafür sorgen, dass mehr über die Aspekte diskutiert wird, die in der Branche richtig laufen und darüber, weshalb die Zeitarbeit ihre Berechtigung am Markt hat. Sie wird nämlich von zahlreichen Industrien gebraucht. Wie soll beispielsweise sonst eine Stelle im Krankenhaus für drei Wochen besetzt werden mit einem Ersatz für einen Mitarbeiter, der für diese drei Wochen ausfällt? Hierfür werden Zeitarbeiter benötigt, die schnell und flexibel reagieren können. Daniel Müller rät dazu, den Mut zu haben, positiv über die Zeitarbeit zu sprechen, um dem aktuellen negativen Branding entgegenzuwirken. Dabei sollten vor allem die Schnelligkeit und die Flexibilität der Zeitarbeit in den Vordergrund gerückt werden.

Die Not-to-do-Liste

Neben der etablierten To-do-Liste plädiert Daniel Müller bei der Optimierung von Prozessen in der Zeitarbeitsbranche auch für Not-to-do-Listen: Listen, die darstellen, welche Aufgaben gestrichen werden sollten, weil sie unvorteilhaft sind, Entscheidungen unterbinden oder die Geschwindigkeit bremsen. Besonders für die Verbesserung der Customer Journey hat Daniel Müller ein empfehlenswertes Not-to-do: das Weglassen des antiquierten und nicht mehr zeitgemäßen Assessment Centers.

Zusätzlich sollte sich jede Zeitarbeitsfirma genau anschauen, in welchen Medien und auf welchen Plattformen sie sich den potenziellen BewerberInnen präsentiert. Von Anzeigen in Zeitungen rät der Zeitarbeitsexperte aufgrund des hohen Streuverlustes vehement ab. Fachzeitschriften lässt er gerade so noch durchgehen. Seine absolute Empfehlung ist es jedoch zu beobachten, wo die eigene Zielgruppe ihre Zeit verbringt, um diese dort abzuholen. Dazu gehören insbesondere Social Media-Kanäle wie TikTok, Pinterest und Facebook. Denn dort halten sich nicht nur die KandidatInnen auf, sondern man hat auch die Möglichkeit, die genau passenden BewerberInnen gezielt zu targeten. Dazu gehören ein mal der Mut, die „alten Zöpfe“, die alten Kanäle abzuschneiden und neue Wege zu gehen, aber gleichzeitig auch die Geduld und die Ausdauer, die neuen Plattformen zwei, drei Monate lang zu testen, bevor die Ergebnisse bewertet werden.

Nichtsdestotrotz gibt es in jedem Unternehmen auch viele To-dos, die erledigt werden müssen. Dazu hat Daniel Müller ebenfalls einen Hack: Jede Aufgabe muss in den Kalender eingetragen werden, denn Themen und Termine, die nicht im Kalender stehen, werden nicht wahrgenommen.

Mystery Shopping in der Customer Journey

Mit am wichtigsten und interessantesten für jedes Zeitarbeitsunternehmen findet Daniel Müller die eigene Customer Journey. Dabei sollte diese regelmäßig durchlaufen und Schritt für Schritt getestet werden, um zu entscheiden, ob sie noch den Anforderungen der BewerberInnen entspricht. Sind die Texte noch aktuell? Stimmen die Ansprechpartner? Sind die richtigen Kontaktdaten hinterlegt? Wird erwähnt, was das Unternehmen den BewerberInnen bieten kann?

Ähnlich wie bei Mystery Shopping Testkäufen, müssen hier Test-Bewerbungen durchgeführt werden. Dazu gehören auch Anrufe von fiktiven BewerberInnen, um zu überprüfen, wie die eigenen MitarbeiterInnen auf Interessenten reagieren und wie sie die weiteren Schritte im Bewerbungsprozess präsentieren. Denn auch hier gilt: Das Entscheidende ist festzustellen, ob die etablierten Prozesse noch zeitgemäß sind oder ob Optimierungsbedarf besteht.